Hallituksen kokous 13.2.2005

Aika 13.2.2005 kello 18.06-21.31.
Paikka #kalikos

Hallituksesta läsnä:
Juha Ratilainen
Eetu Mäkelä
Matti Järvinen
Olli Kantola
Topi Salmi (poistui kohdassa 6)

Muut kokoukseen osallistuneet:
Lauri Kärkkäinen
Vesa Randelin

1. Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.06.

2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen

Hyväksyttiin hallituksen kokouksen 14.9.2004 pöytäkirja.

4. Jäsentilanteen päivitys

Todettiin, että 12 Kalikoksen jäsentä (liite 1) ei ole maksanut jäsenmaksua vuonna 2003 eikä 2004. Päätettiin erottaa heidät maksamattomien jäsenmaksujen vuoksi.

11 Kalikoksen jäsentä ei ole maksanut jäsenmaksua vuonna 2004. Mukana on myös The Zin Lettersin tekemiseen osallistuneita. Päätettiin patistella heitä maksamaan.

Erotettujen ja jäsenmaksunsa rästiin jättäneiden jäsenten nimet päätettiin laittaa liitteeseen, jota ei julkisteta Kalikoksen nettisivuilla.

5. Kalikoksen taloudellinen tilanne

Todettiin, että Kalikoksen tilillä on melkein 1300 euroa rahaa. Rahaa on kertynyt The Zin Lettersin myynnistä jälleenmyyjille.

Fantasiapeleille ei ole mennyt laskua The Zin Letters -lehdistä. Päätettiin, että Matti laatii Fantasiapeleille laskun ja lähettää sen.

6. Vuosikokous 2005

Vuosikokousta on ehdotettu pidettäväksi Joutsenossa. Joutsenon kaupunki on lupautunut tukemaan vuosikokouspaikan vuokraamista 100 eurolla, joka on paikan vuokra perjantaista sunnuntaihin.

Päätettiin pitää vuosikokous Joutsenossa 18.-20.3.2005. Virallinen kokous pidetään lauantaina 19.2.2005. Vesa Randelin varaa tilat ja toimii vuosikokousvastaavana. Matti lähettää vuosikokouskutsun jäsenille Kalikoksen tiedostuslistan kautta. Mukaan laitetaan vuosikokouksen esityslista.

Päätettiin käyttää korkeintaan 60 euroa vuosikokouksen ruokiin viikonlopun aikana. Vesa vastaa ruoanlaitosta.

Keskusteltiin, pitäisikö alaikäisiltä kokoukseen tulijoilta pyytää vanhempien allekirjoittama lupalappu. Päätettiin, ettei se ole tarpeen. Paikalle saapuminen osoittaa, että alaikäisellä on vanhempien hyväksyntä.

Olli toimittaa tilinpäätökseni tilintarkastajalle 25.2.2005 mennessä, jotta se ehtii vuosikokoukseen hyväksyttäväksi. Olli laatii myös tulo- ja menoarvion viimevuotisen pohjalta. Juha tekee toimintasuunnitelman vuodelle 2005, ja Eetu kirjoittaa vuosikertomuksen vuodesta 2004.

7. Julkaisutoiminta

7.1. The Zin Letters

Pohdittiin The Zin Lettersin päätoimittajan roolia. Päätoimittajan pitäisi toimia koordinaattorina, joka ottaisi yhteyttä potentiaalisiin kirjoittajiin Suomessa ja ulkomailla. Esiin nostettiin myös idea, että lehdellä olisi kaksi toimittajaa, jotta vastuuta saataisiin jaettua.

Eetua kysyttiin päätoimittajaksi, mutta hän ei voinut vielä hyväksyä ehdotusta kiireidensä vuoksi. Eetu ilmoittaa kolmen viikon sisällä, olisiko käytettävissä The Zin Lettersin päätoimittajaksi.

Vuosikokouksessa järjestetään vapaamuotoinen paneelikeskustelu ideoista The Zin Lettersiin. Vuosikokouksessa myös katsotaan, mitä lehteen olisi koossa.

The Zin Lettersin ISSN-numeron käyttö edellyttää, että yksi numeroa lehteä lähetetään ISSN-keskukseen. Päätettiin lähettää sinne The Zin Lettersin numerot yksi ja kaksi.

7.2. Kotkanpesän matkaopas

Kotkanpesän matkaoppaan alustava käännös on vieläkin Topilla oikoluettavana. Matti koettaa saada tekstin Topilta ja välittää muille oikoluettavaksi. Issariesin kanssa pitää vielä neuvotella Kotkanpesän matkaoppaasta, joten se ei valmistu vuosikokoukseen mennessä.

8. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 21.31.